Automatisation de la génération de documents avec DocGen et OmniStudio
Automatisation de la génération de documents avec DocGen et OmniStudio
À l’ère de l’automatisation, où l’optimisation et la digitalisation sont au cœur des préoccupations des entreprises modernes, un domaine en particulier retient l’attention de Salesforce : la génération de documents. Qu’il s’agisse de devis, de contrats ou de rapports, la création manuelle est souvent chronophage et source d’erreurs. C’est dans cette optique qu’une nouvelle solution a émergé : Docgen avec OmniStudio, une approche innovante pour automatiser et fiabiliser la production documentaire.
1. Qu’est-ce que DocGen et OmniStudio ?
La DocGen (ou Document Generation) est une solution permettant la génération automatique de documents tels que des contrats, des rapports, des factures et d’autres documents commerciaux ou institutionnels. Elle s’appuie sur des modèles personnalisés et intègre automatiquement les données issues d’un système d’information.
OmniStudio est une suite d’outils Salesforce conçue pour faciliter la création d’interactions guidées en exploitant des données issues de Salesforce et de sources externes. Grâce à ses services, composants et modèles de données, il permet d’optimiser les processus métier. Compatible avec Lightning Experience, les sites Générateur d’expérience et toutes les versions de l’application mobile Salesforce, OmniStudio s’intègre parfaitement à l’écosystème Salesforce.
Avec l’outil OmniStudio, nous pouvons créer :
- Des OmniScripts : OmniScript permet de structurer des parcours guidés et interactifs pour les processus métier. Similaire aux Screen Flows, il offre une flexibilité en organisant les interactions en étapes modulaires. Il permet de récupérer et afficher des données Salesforce via DataRaptor Extract, d’adapter l’interface en fonction des actions de l’utilisateur et de sauvegarder les informations en temps réel. Grâce à sa logique conditionnelle et à son automatisation, OmniScript facilite la navigation et la génération de documents tels que des devis ou des contrats.
- Des DataRaptors : sont des outils permettant de récupérer, modifier et transformer des données internes à Salesforce. Il existe 4 types de DataRaptors selon le besoin, dans le cadre de Docgen, seulement l’intervention de 2 DataRaptors peut être suffisant notamment :
- DataRaptor Extract : Permet l’extraction des données depuis les champs de n’importe quel objet Salesforce.
- DataRaptor Transform : Permet de manipuler et restructurer les données et les convertir au format PDF ou DocuSign.
2. Les Avantages de l’Automatisation de la Génération de Documents
- Gain de temps et réduction des erreurs : La génération automatique permet de créer des documents rapidement et de réduire les risques d’erreurs humaines, tout en assurant la cohérence des informations.
- Personnalisation avancée des documents : OmniStudio offre une personnalisation très avancée, chaque document généré, qu’il s’agisse d’un devis, contrat ou tout autre document le branding peut être précis et soigné et spécifique à chaque utilisateur. Il est également possible de définir des règles d’affichage de certaines informations, des formules créées sur les différents DataMappers sont évaluées en fonction des données transmises. Ensuite, la section du modèle peut être affichée ou non en fonction de la formule.
- Offre une expérience utilisateur optimisée : Grâce à OmniScript, OmniStudio permet de créer des parcours guidés et interactifs, simplifiant la saisie et la validation des données sans nécessiter de développement complexe.
3. Cas d’utilisation et applications concrètes de DocGen avec OmniStudio
Imaginons que votre client est une entreprise de prestation de Service, cette dernière aimerait optimiser l’opération de génération de Devis qu’elle adressera à ses clients pour signature. Dans un premier temps, il est crucial de s’adresser aux métiers afin de convenir des informations à afficher. Ensuite du point de vue technique, les étapes clés sont les suivantes :
- Étape 01 : Extraire les données depuis le système Salesforce
Dans un premier temps, l’intervention du DataRaptor Extract est nécessaire, celui-ci est chargé de récupérer les données issues des champs depuis n’importe quel objet Salesforce.
Pour cela, il faudra sélectionner l’objet Salesforce qui contient les informations pertinentes et appliquer éventuellement des filtres pour optimiser la requête.
Par la suite, vous allez spécifier les champs que vous allez récupérer et les sauvegarder dans des tokens. 
- Étape 02 : Construire le template avec le Branding client
Pour l’étape 2, réveillez l’artiste qui sommeille en vous ! A ce stade, il faudra construire un template qui répond aux goûts de votre client tout en veillant à renseigner les tokens sous le format suivant {{Nom_du_token}}.
- Étape 03 : Transformer les données
Ainsi, après avoir extrait les données, il devient nécessaire de les transformer pour les adapter au format attendu par la génération du document. Il faudra faire intervenir le DataRaptor Transform pour modifier le format des champs, faire des calculs et des formules et permettre un filtrage et une réorganisation.
- Étape 04 : Optimiser l’expérience utilisateur avec OmniScript
Les OmniScript sont les portails de communication avec votre utilisateur, il permet de fournir un moyen fluide et intuitif pour interagir avec ces données et finaliser la génération du devis. Il est alors important de rendre votre OmniScript interactif afin que l’utilisateur puisse avoir une expérience guidée lui permettant d’aboutir à la génération de son document.
- Étape 05 : Télécharger votre document
Tadaam ! Votre document est prêt à être téléchargé selon le format de votre choix.
Conclusion
OmniStudio devient alors un outil puissant permettant d’automatiser un large éventail de tâches, y compris la génération documentaire. En centralisant et en structurant les données, il garantit un gain de temps considérable tout en réduisant les erreurs de saisie. Cette automatisation améliore non seulement l’efficacité des processus métier, mais aussi la qualité et la cohérence des documents générés.
Sources :
